SwateyZwischen den Terminen
Notizen entstehen im Auto, beim Kunden vor Ort, auf dem Weg zum nächsten Termin – und bleiben dann im Kopf, auf dem Handzettel oder irgendwo im Handy liegen.
Deine digitale Assistenz
Das Büro-Nebenbei,
erledigt.
Du triffst die großen Entscheidungen, bist für deine Kunden da und machst deine Facharbeit. Den Rest übernimmt Swatey: Du sagst oder schreibst, was anliegt, und es ist erledigt, in den Programmen, die du schon nutzt.
Einrichtung in 15 Minuten · Server in Deutschland · Persönlich betreut
Swatey
bereit
Schreib oder diktiere …
Das sagst du einfach:
„Wann muss ich zum Termin in Bad Homburg los?“
„Fass das Kundengespräch von eben zusammen und leg es zum Projekt.“
„Leg die Fotos zur Besichtigung in der Goethestraße ab.“
„Schreib einen Entwurf an die Interessenten von gestern.“
„Der Beleg vom Wochenende gehört in die Buchhaltung.“
„Was steht morgen an?“
„Erinnere mich in einer Stunde an das Angebot.“
„Mach aus der Aufnahme ein Protokoll.“
„Herr Weber muss bis Freitag die Pläne nachziehen.“
„Frau Sommer soll das Exposé bis Freitag rausschicken.“
Kennst du das?
Der Tag vergeht –
die Ablage bleibt.
Termine, Kunden, Wege dazwischen: Die eigentliche Arbeit füllt den Tag. Die digitale Ordnung passiert nebenbei – oder eben nicht.
Delegieren ohne Draht
„Kümmert sich Herr Weber darum?“ läuft über Anrufe und Chats. Ob die Aufgabe wirklich angekommen ist, erfährst du erst beim Nachfragen.
Die Ablage am Abend
Fotos auf dem Handy, Belege im Geldbeutel, handschriftliche Notizen im Block. Irgendwann muss das alles noch ins System – meistens nach Feierabend.
Die Aufteilung
Du machst die Arbeit,
für die man dich holt.
Alles, was im Hintergrund mitläuft, übernimmt Swatey. So bleibt dein Tag für das, was nur du kannst.
Dein Teil
- Die großen Entscheidungen
- Deine Kunden und dein Team
- Deine fachliche Arbeit
Swateys Teil
- Notizen und Protokolle schreiben und ablegen
- Fotos, Dokumente und Belege einsortieren
- Mails sortieren und Antworten vorbereiten
- Aufgaben ans Team geben und im Blick behalten
- Termine eintragen und den Tag planen
- Fahrtzeiten rechnen und rechtzeitig erinnern
- Zeiten erfassen und Abläufe merken
Die Arbeitsweise
So arbeitet Swatey
Keine neue Software lernen, keine Prozesse umbauen. Swatey arbeitet wie eine gute persönliche Assistenz – nur eben digital.
Ansprechen statt klicken
Per Sprachnachricht oder Text, auch kurz diktiert zwischendurch – vom Auto, von der Baustelle, vom Schreibtisch. Swatey stellt Rückfragen, wenn etwas unklar ist.
Merken statt wiederholen
Swatey merkt sich Personen, Projekte, Namen und Gewohnheiten dauerhaft. Was du einmal erklärt hast, musst du nie wiederholen.
Anleiten statt selbst machen
Wiederkehrende Abläufe beschreibst du einmal in normaler Sprache – etwa „Protokolle immer im Projektordner ablegen“. Swatey folgt deiner Anleitung künftig von selbst.
Abgeben statt nachkontrollieren
Kleine Entscheidungen gibst du einmal ab, und Swatey erledigt sie künftig von selbst. Was dir wichtig ist, legt es dir kurz vor: Ein Tipp genügt.
Im Alltag
Ein Tag mit Swatey
So sieht das aus, wenn die Assistenz mitdenkt – vom morgendlichen Briefing bis zur Frage am Abend.
-
07:00
Guten Morgen
Das Briefing ist da: die Termine des Tages, das Wetter am Zielort und die Weckzeit, die zu deiner Morgenroutine passt.
kommt als Mitteilung aufs Handy oder per E-Mail
-
08:15
„Wann muss ich los?“
Swatey rechnet die Fahrtzeit zum Kundentermin mit aktuellem Verkehr – und erinnert dich rechtzeitig zur Abfahrt.
Erinnerung aufs Handy, auf Wunsch bis auf die Uhr
-
11:30
Nach dem Termin vor Ort
Einmal diktieren: Die Notiz und die Fotos landen im richtigen Projektordner – die Aufgabe für Herrn Weber gleich mit, bei ihm in Microsoft To Do.
landet in OneDrive bzw. SharePoint und Microsoft To Do
-
14:00
Besprechung, mitgeschrieben
Aus der Aufnahme der Besprechung schreibt Swatey das Protokoll mit den vereinbarten Aufgaben – und legt den Entwurf der Rundmail an alle Beteiligten in Outlook bereit.
Protokoll als Dokument, Entwurf in deinem Postfach
-
17:45
Der Beleg vom Baumarkt
Foto schicken, fertig: Swatey liest Datum, Händler und Betrag und legt den Beleg im richtigen Monatsordner der Buchhaltung ab.
abgelegt im Buchhaltungsordner – fertig für den Steuerberater
-
19:30
„Was ist morgen?“
Ein Satz genügt: Swatey fasst den nächsten Tag zusammen – Termine, Fahrzeiten, offene Aufgaben.
Antwort im Chat, sofort
Für wen
Gemacht für Büros wie deins
Für alle, die viel unterwegs sind und kein Sekretariat haben – aber eins verdient hätten.
Freiberufler:innen
z. B. Architektur, Gutachten, Beratung
- Termine und Notizen unterwegs diktieren statt nachbereiten
- Fotos und Unterlagen direkt im richtigen Projektordner
- Protokolle aus der Aufnahme, Aufgaben ans Team
Selbstständige
z. B. Immobilien, Handwerk, Handel
- Notizen aus dem Auto direkt im System
- Fahrzeiten und Abfahrtserinnerung zwischen Kundenterminen
- Entwürfe für Kundenmails unterwegs vorbereiten
Geschäftsführer:innen kleiner Firmen
mit Team, aber ohne Sekretariat
- Inbox, Kalender und Aufgaben an einem Ort
- Delegieren, das beim Team wirklich ankommt
- Belege laufend in der Buchhaltung statt im Schuhkarton
Rechne selbst
Was kostet dich das Nebenbei heute?
Ablage, Protokolle und Abstimmung kosten dich Stunden, die du nicht abrechnen kannst, oder Geld für jemanden, der sie dir abnimmt.
Deine eigene Zeit
rund 1.730 €
gebundene Zeit im Monat
Eine Bürokraft im Minijob
rund 780 €
im Monat mit Abgaben, für etwa 10 Stunden pro Woche
Eine virtuelle Assistenz
rund 600 €
im Monat, für 20 Stunden bei 30 € je Stunde
Beispielrechnungen mit gerundeten Werten. Swatey ist jederzeit erreichbar und lernt deine Abläufe mit. Was das für dein Büro bedeutet, rechnen wir gern gemeinsam durch.
Anbindung
Arbeitet mit, was du schon hast
Swatey ersetzt nichts – Swatey verbindet. Deine Daten bleiben in deinen Systemen, die Einrichtung dauert etwa 15 Minuten.
- Microsoft 365
- Outlook
- Microsoft To Do
- Planner
- Teams
- OneDrive & SharePoint
- Gmail
- Google Kalender
- Todoist
- IMAP & CalDAV
Weitere Anbindungen kommen laufend dazu – sag uns beim Beta-Gespräch, was dein Büro nutzt.
Datenschutz
Deine Daten bleiben deine
Eine Assistenz, die Postfach und Kalender liest, muss man sich leisten können. Deshalb gilt bei Swatey:
Server in Deutschland
Swatey läuft auf einem eigenen Server bei Hetzner in Deutschland – nichts liegt bei irgendwem mit.
Verarbeitung in der EU
Sprachmodelle laufen über noirdoc aus München in EU-Rechenzentren, Diktate und Aufnahmen über den EU-Endpunkt von Deepgram.
Kein Training mit deinen Inhalten
Deine Mails, Termine und Aufnahmen werden nicht zum Trainieren von Modellen verwendet. Zugangsdaten liegen verschlüsselt.
Auftragsverarbeitung auf Wunsch
Für dein Büro gibt es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) – sauber dokumentiert für Kunden und Kammer.
Fragen
Was du wissen möchtest
Was übernimmt Swatey genau?
Alles, was im Büro nebenbei anfällt: Notizen und Protokolle, Ablage von Fotos und Belegen, Mails sortieren und Antworten vorbereiten, Aufgaben ans Team, Termine, Tagesplanung, Fahrtzeiten und Erinnerungen. Wiederkehrende Abläufe erklärst du einmal in normaler Sprache.
Muss ich alles bestätigen?
Nein. Du legst fest, was von selbst läuft: Termine, Ablage, Belege und Erinnerungen gibst du mit „Immer erlauben“ dauerhaft frei. Mails bereitet Swatey als fertigen Entwurf vor, Aufgaben und Nachrichten ans Team gibst du mit einem Tipp frei. Weitere Freigaben kommen laufend dazu.
Spricht Swatey mit meinen Kunden?
Nein, der Kontakt zu deinen Kunden bleibt bei dir. Swatey kümmert sich um alles drumherum: die Notiz zum Gespräch, die Aufgabe danach, den Termin und den Entwurf deiner Antwort.
Muss ich dafür neue Software lernen?
Nein. Swatey arbeitet in Microsoft 365, Google, Todoist und deinem Postfach. Du nutzt es als App auf Handy und Computer, per Sprache oder Text. Die Einrichtung dauert etwa 15 Minuten, und wir helfen dir persönlich dabei.
Wo liegen meine Daten?
Swatey läuft auf einem Server in Deutschland, die Sprachmodelle in EU-Rechenzentren. Deine Inhalte werden nicht zum Training verwendet. Für dein Büro gibt es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Alle Dienste im Einzelnen stehen in der Datenschutzerklärung.
Was passiert, wenn Swatey etwas falsch macht?
Du sagst es einfach, Swatey korrigiert es und merkt es sich für das nächste Mal. Mails und Dateien löscht Swatey nicht endgültig, und in der App meldest du jede Kleinigkeit mit einem Tipp direkt an uns.
Was kostet Swatey?
Das hängt von deinem Büro ab: wie viele ihr seid und was Swatey übernehmen soll. Wir besprechen das persönlich im Beta-Gespräch.
Swatey startet in die Beta –
mit dir?
Wir suchen Freiberufler:innen, Selbstständige und kleine Büros, die Swatey im echten Alltag testen – im Austausch gegen dein ehrliches Feedback. Du bekommst eine persönliche Einrichtung und direkten Draht zum Entwickler.
Zugang anfragen
Die Plätze sind bewusst begrenzt, damit jede Rückmeldung ankommt.